Wanneer een klant een retouraanvraag heeft aangemeld ontvang je hiervan een melding en wordt de aanvraag toegevoegd in het account onder "Aanvragen". Jullie moeten nu deze aanvraag keuren aan de hand van de informatie de de klant jullie geeft. Hebben jullie het idee dat je toch nog informatie mist kun je zelf de klant benaderen voor deze informatie. Of even met ons van Returnless contact opnemen om het retourformulier te verreiken.

Zie hieronder een voorbeeld van een aanvraag:

 

Let op melding toevoegen?
Voor de klantenservice medewerkers kunnen we bepaalde meldingen toevoegen zoals in het bovenstaande voorbeeld. Hierin waarschuwen de klantenservice medewerker, dat de klant heeft gekozen om een product gratis te ruilen. Hierdoor zal de klantenservice deze retour gratis laten aanmaken. We kunne hier ook andere meldingen toevoegen. Neem hiervoor contact met ons op.

Toch gratis retourneren?
Per aanvraag je kun aangeven of de retour gratis of betaald retour gestuurd mag worden via "gratis verzenden". Door het schuifje aan te zetten kan de klant gratis retouren.

 

Gebruik van status

Per webwinkel zien we dat ons systeem verschillend gebruikt wordt. Aan de hand van verschillende status opties kun je zelf een keuringsbeleid of proces afstemmen. Sommige webwinkel controleren eerst alle aanvragen en zetten het dan op concept. Daarna gaan ze alle concept statussen keuren. Wanneer een status is aangepast wordt dit in het overzicht "Aanvragen" direct overgenomen. 

 

Wanneer je met meerdere mensen samenwerkt is het soms handig om een retouraanvraag even vast te zetten door op de oranje button "Vasthouden" te klikken. Hierdoor weet een collega dat er al iemand met deze aanvraag bezig is. De status vasthouden staat gelijk aan On hold.

 

Meer informatie nodig?
Wanneer je de klant iets wilt vragen kun je bij "Communicatie met klant" een bericht versturen met daarin je vraag. Ook kun je hier een bestand toevoegen. De klant kan vervoerders weer reageren op dit bericht. De communicatie wordt dan in deze retouraanvraag toegevoegd. Je kunt er ook voor kiezen op dit via je eigen communicatie tools te doen.

 

Het keuren van de retourzending

Wanneer de ticket of retouraanvraag duidelijk is kun je de zending Goedkeuren of Annuleren. Dit door op de groene of rode knop te klikken. De klant ontvangt dan direct een mail met daarin uitleg over het vervolg proces en kan dan een retourlabel aanmaken. Wanneer de klant een retourlabel aanmaakt wordt dit toegevoegd aan het kopje "Retouren". Binnen het kopje Aanvraag veranderd ondertussen de status zodat je kunt zien dat de aanvraag is behandeld en of er eventueel al een retourlabel is aangemaakt.

 

 

Heb je toch nog vragen?
Geen probleem mail of bel ons dan even op info@returnless.com of 020 210 1355.