Zowel bij Gate-Keeper aanvragen als retouren is het soms noodzakelijk om te communiceren met klanten. Omdat je bij voorkeur gebruik maakt van een strak ingericht retourproces, adviseren we om gebruik te maken van Canned Replies. Dit is engelse term voor standaard reacties. Deze reacties kun je tonen in de emails die naar klanten verzonden worden. De Canned Replies geven je veel vrijheid om standaard emailberichten te creëeren maar alsnog inhoudelijk te kunnen reageren op vragen van je klant.
Canned replies aanmaken
Ga in de retourportal naar Canned Replies en klik op Nieuwe reactie om een nieuwe reactie toe te voegen.
Reactie titel: Interne naam om de reactie eenvoudig te herkennen.
Reactie inhoud: Inhoud van de reactie die naar de klant verzonden zal worden.
Taal: Op basis van het domein waar de aanvraag of retour is aangemaakt, zullen alleen die specifieke reacties getoond worden.
Type: Maak een onderscheid tussen reacties bij Gate-Keeper aanvragen of reacties bij Retouren.
Canned replies gebruiken
Bij een Gate-Keeper aanvraag of Retour, zal nu een dropdown menu verschijnen met beschikbare reacties. Kies een reactie om deze in het tekstveld in te vullen. De inhoud kan daarna nog naar wens gewijzigd worden.
Let op: Is de dropdown niet zichtbaar? Controleer dan of je wel een Canned Reply hebt toegevoegd voor de specifieke taal van de aanvraag of retour.
Hoe ziet de email naar de klant eruit?
Wanneer je een statusupdate naar een klant stuurt zal de Canned Reply zichtbaar zijn, zie hier een voorbeeld:
